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6 dicas para tornar sua reunião mais produtiva

Muitas empresas tentam elaborar novas maneiras de engajar funcionários para que as reuniões sejam mais produtivas e tragam mais resultados. Às vezes, fazer a reunião num ambiente diferente daquele em que os funcionários estão acostumados pode ser uma solução. E por mais que algumas pessoas avaliem a reunião como um verdadeiro desperdício de tempo, pois as pessoas tendem a perder a atenção rapidamente, em muitos casos, esse é o mecanismo mais eficaz para uma tomada de decisão. Confira as dicas que o Blog do BV trouxe para que a sua reunião seja mais produtiva:

Avalie a necessidade
O primeiro questionamento que você precisa fazer quando vai organizar uma reunião é se ela realmente é necessária. Avalie se o assunto não pode ser tratado por e-mail ou em uma breve conversa telefônica. Em algumas situações, a reunião não tem nenhum resultado, pois o tema ainda era muito recente para ser tratado ou não havia soluções para serem debatidas. Então, não adianta insistir em algo que não vai trazer nenhuma resposta.

Reduza o tempo
Tempo é dinheiro e a máxima também se aplica quando você vai preparar uma reunião. Lembre-se de que os funcionários que vão participar terão que parar suas atividades naquele período. O melhor a fazer é deixar o tema mais objetivo possível, reduzindo o tempo de ausência da equipe. Além disso, quanto mais tempo for gasto na reunião, maior será a dispersão das pessoas e a possibilidade de perder o foco do assunto.

Essa dica também é válida para as apresentações É muito fácil perder o interesse por apresentações enormes. Algumas empresas chegaram até a abolir o uso dessas ferramentas, acreditando que isso pode deixar a reunião mais produtiva. Então, se um slide não vai fazer diferença na apresentação, significa que você pode cortá-lo. O tamanho da apresentação também vai te ajudar a delimitar o tempo de reunião.

Reúna grupos menores
Defina quais funcionários realmente precisam participar da reunião. Isso vai poupar tempo de quem não está totalmente interado com o assunto e também vai deixar o debate mais direto. Como já comentamos num post anterior sobre treinamento – mas que também vale para reuniões –, quanto menor o grupo, maior será a interação e a possibilidade de resultado.

Incentive a participação
Quer reunião mais tediosa do que só uma pessoa falando. O debate deve sempre ser estimulado, é a partir dele que irão surgir as problemáticas e as possíveis soluções. Quando o funcionário participa, ele fica mais comprometido com o tema e a reunião torna-se bem mais interessante.

Deixe os dispositivos na estação de trabalho
Por mais que as pessoas acreditem que é possível prestar atenção na reunião e acessar o celular ao mesmo tempo, isso não é verdade. O que vai acabar acontecendo é que o funcionário vai se distrair e não vai prestar atenção no que está sendo exposto.

Nomeie responsáveis
A reunião geralmente vai traçar um processo de trabalho e tarefas para serem executadas, então, estabeleça responsabilidades para cada participante. Isso vai ajudar na execução da proposta e também não vai sobrecarregar todos com uma meta muito ampla.

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